人效分析实操：如何找到组织效率难题的突破口

进入2023年以来，经济形势下行，用工成本上涨，降本增效成为热门话题。卡思优派《2022年中国企业人效管理白皮书》的调研数据显示，人效分析已是企业HR部门的一项既定工作选题。通过深入分析组织效率和人员效率数据，组织能够了解人力资源利用情况，制定相应决策，提升组织效率和竞争力。

△调研问题：您的企业是否定期进行人效分析？作为HR部门，在制定降本增效策略前，需要通过人效分析中找到突破口。本文将深入探讨人效分析的重要性，探讨人效的含义、关键指标、分析方法和常见误区。

什么是人效？

1989年人力资源管理的开创者戴维尤里奇提出人效的概念，指出人效其实就是人力资源的有效性（HREffectiveness）。这个定义泛指人力资源管理目标任务完成情况，容易将人力资源部门职能片面化。

另一个常见定义则指人力资源效能（HREfficiency），反映人的投入产出比，就是把经营贡献与人力单位相结合，计算出不同人力的投入产出效益。

国内知名管理学者穆胜就人效背后的运作逻辑，提出了组织能力黑盒模型——企业就像装有组织能力的黑箱。一边投入资源，一边产出业绩。组织能力强的企业，将资源投入之后会获得较高回报，但是如果企业的组织能力较弱，同样的资源投入得到的产出则较低。他认为，人效作为一种衡量人力资源获利能力的指标，可以体现企业人力资源价值。

综上，人效分析看的是单位人力资源投入所对应的产出结果情况，可以计算出不同的人力投入与产出的差异，比较不同模式效果并加以改进。

不同行业的人效分析侧重点和结果运用不同。比如，制造行业重点分析员工绩效和生产数据，评估生产效率、工作质量，识别和优化低效环节，减少闲置时间和错误率。高科技及互联网行业通常分析员工绩效和贡献数据，识别高绩效和高潜力员工，并提供个性化的发展计划和晋升机会，支持技术创新和组织成长。

微软在2021年进行了一次大规模裁员，在裁员之前，通过人效分析发现有一部分员工的绩效与组织目标不匹配，表现较为低效。他们通过分析员工的绩效数据、评估和反馈，识别出了低绩效员工，并在裁员决策中给予了重点考虑。

组织要分析哪些关键人效指标？在进行人效分析之前，组织应当首先选择与企业发展阶段和人效提升需求相适应的关键人效指标，构建一个综合而完整的人效指标体系，并持续跟踪和监测这些指标的表现。

人效指标一般分为4类：

1.总量类

总量类指标适用于定总额、定增量，包括人工成本总量和人均人工成本。

2.投产效率类指标

投产效率类指标适用于了解单位人力资源投入所对应的产出结果情况，包括投入产出、成本效率、边际人均效率以及工时效率。

不同性质的企业在选择投产效率类指标时，各有不同的侧重点。

以规模导向的企业为例，他们应该更关注人事费用率的选择；利润导向的企业则应该更侧重于选择人工成本利润率；而成本导向的企业则优先考虑人工成本占总成本费用的比重。

3.结构类指标

结构类指标适用于了解人力资源各细分模块（薪酬、培训、福利、招聘、培训等）及各部门、各类员工的投入占比，便于后期优化人力成本结构。

4.增长类指标

为了确保人力效益的质量，组织可以通过设置人力指标增长目标，并限制人力成本在特定范围内。比如：

人工成本增幅＜业绩增幅/效率增幅

人均人工成本增幅＜人均业绩增幅/人均效率增幅

组织人效分析有哪些误区？

误区1：事前不重视，事后诸葛亮

小米创始人雷军曾说，“站在风口，猪都会飞”。

在互联网浪潮初期。不少企业早期充分享受了互联网浪潮快速扩张的红利，长期忽略组织能力建设和人效管理。直到经济寒冬来临，意识到需要关注人效管理，但与其他企业已经存在显著差距。

人效分析应贯穿于日常人力工作每一个细节和行为中，如果能实时掌握，当下就能行动迅速、果断决策。

误区2：只会做指标，不会做分析

人效指标设计错误，仅从财务角度出发分析人工成本占比，很难找准问题根源；或者画几张图表，查找问题停留在“展示现状”层面，把“指标”和“分析”混为一谈，尚未形成一揽子人效指标分析体系。

误区3：认知片面化，落地缺抓手

一些组织认为人效分析和提升仅仅是人力资源管理部门的事，决策高层和部门负责人缺乏人效管理意识。组织开展人效管理项目，只有人力资源部门参与，只用人效指标考核人力资源部门，人效管理项目落地缺乏抓手。

组织人效管理应跳出人力资源体系，在深刻理解战略的基础上，提供系统性的人力资源管理解决方案。HR部门需与业务部门对话，达成内部对于人效管理的共识。

误区4：一味控成本，全力做防守

从人效指标的组成内容来看，提升人效指标，要么提升各类产出，或者降低人力投入。因此，某些企业过度强调防守导向，把人效管理等同于搞收缩、控成本、降预算，解决人效低的方法是“少招点人，少发点钱”。HR部门应通过人效分析明确关键业务产出，洞察数据背后的原因，有针对性地提出可行性方案，对症下药。

如何分析组织的人效数据？

在建立了人效指标体系并进行一段时间的监测后，组织应该着手进行有效的人效数据分析。这包括纵向对比和横向对比，从而得出有价值的洞察和改进措施。

首先，进行纵向对比分析。

通过对不同时间段内人效数据的对比，组织可以了解到人效的变化趋势。这种分析方法能够揭示出长期的改变模式，并帮助组织发现可能的影响因素。例如，组织可以观察季度或年度间的人效数据变化，来确定是否存在季节性或周期性的影响。纵向对比还可以帮助组织监测改进措施的效果，及时进行调整和优化。

以A公司2019-2021年度财务报告作为参考，进行人效分析。A公司人工成本年复合增长率为24.8%，且呈加快趋势，高于人员增长率（14.3%）。这表明新增员工的人均成本较高于原有员工水平。与此同时，营业收入和净利润的复合增长率分别为18.8%和18.5%，均高于人员的复合增长率（14.3%），这说明人均产出呈现稳定的提升。

其次，进行横向对比分析。

横向对比是将不同组织单位或团队之间的人效数据进行对比，这种分析方法可以揭示组织内部差异以及与其他类似组织的比较结果。通过横向对比，企业可以发现自身的优势和劣势，并学习借鉴其他标杆企业的成功实践和经验。

如果企业所在的行业有一些上市公司，定期从它们的上市财报中不仅要关注财务指标，还关注人效指标，可以清楚地了解本公司在行业内的水平，以及可能存在的问题和下一阶段的改进方向。

在此引用与A公司所处行业相同的B公司2019-2021年的财务报表，进行横向对比分析。

对比两张报表可以得知，A公司营业收入和净利润复合增长率（18.8%、18.5%）均高于人数复合增长率（14.3%），因此人均产出呈现平稳提升。B公司收入和净利润复合增长率（12.1%、3.9%）均低于人数复合增长率（29.4%），因此人均产出逐年递减。从业务战略的角度考虑，B计划大规模增加人员数量，即使在短期内员工绩效可能下降，也愿意接受这种情况。如果并非如此，B公司应关注并调整人员编制策略。

此外，可以采用趋势分析、回归分析和成本效益分析等统计方法，找出数据中的相关因素和潜在影响。

需要注意的是，在进行分析时，组织还应考虑到一些潜在因素的影响，如组织规模、行业特点、经济环境和人员特征等。因此，需要将这些因素纳入考虑，并进行适当的数据标准化和调整。

作为HR部门，一定知道人效分析对于组织来说至关重要。它超越了个人表现，关系到整个组织的效能和竞争力。

通过深入分析关键人效指标，我们能全面了解组织人效现状，并采取有针对性的措施提升人效水平。避免常见误区，综合视角与正确方法是成功的关键。持续不断地进行人效分析，使组织持续改善和优化，提高竞争力。

让我们共同努力将人效分析融入组织DNA，以数据为依据，推动组织效能和竞争力不断提升。